1. Perkenalan

Syarat dan ketentuan ini telah ditulis sesuai dengan persyaratan dari badan akreditasi, di bawah persetujuan Peers Quality Assurance Ltd (PQAL) yang saat ini beroperasi. PQAL mematuhi semua syarat dan ketentuan yang berlaku untuk persyaratan badan akreditasi dan standar yang ditawarkan sertifikasi.

 

2 Ruang Lingkup

PQAL menyediakan audit penilaian independen dan pendaftaran sistem manajemen yang dioperasikan oleh pelamar / klien berdasarkan persyaratan dari semua standar sertifikasi yang diakui secara internasional yang ditawarkan PQAL.

 

3. Kerahasiaan

PQAL bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kerahasiaan dan kerahasiaan dijaga oleh karyawan dan agennya, di semua tingkat organisasinya, mengenai informasi rahasia yang mungkin mereka ketahui selama sertifikasi pelamar / klien.

Jika informasi harus diungkapkan kepada pihak ketiga, baik oleh hukum atau dalam pemeliharaan sertifikasi (misalnya badan akreditasi), pemohon / klien harus diberi tahu tentang informasi yang diberikan, sebagaimana diizinkan oleh hukum.

Masing-masing pihak harus merahasiakan dan memperlakukan sebagai rahasia semua informasi yang diperoleh dari pihak lain yang dinyatakan sebagai rahasia, atau dapat dianggap sebagai rahasia, dan tidak boleh mengungkapkan informasi tersebut kepada siapa pun selain karyawan, agen, atau subkontraktornya. (jika pengungkapan tersebut diperlukan).

Klausul ini tidak akan mencakup informasi yang sudah dimiliki secara sah dari suatu pihak sebelum masuk ke dalam proposal / perjanjian kontrak, atau yang sudah diketahui publik, atau kemudian menjadi demikian (selain sebagai akibat dari pelanggaran klausul ini) , atau yang sepele atau jelas.

Kewajiban kerahasiaan berdasarkan klausul ini akan berlanjut setelah berakhirnya proposal / perjanjian kontrak.

 

4. Organisasi

Salinan bagan organisasi PQAL, yang menunjukkan struktur pelaporan organisasi, tersedia atas permintaan.

 

5. Ketentuan Umum

Persyaratan dasar untuk memperoleh dan mempertahankan sertifikasi dengan PQAL adalah bahwa pemohon / klien setuju, dan mematuhi, aturan berikut:

• Semua informasi yang dianggap perlu oleh PQAL, untuk melengkapi program audit yang relevan, harus disediakan oleh pemohon / klien. Ini termasuk nama dan detail kontak untuk perwakilan manajemen yang ditunjuk, yang memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk memelihara sistem manajemen pemohon / klien. Perwakilan manajemen yang dinominasikan harus menjaga kontak dengan PQAL dan setiap perubahan pada perwakilan manajemen yang dinominasikan ini harus secara resmi dikonfirmasi ke PQAL secara tertulis
• PQAL, jika tidak puas bahwa semua persyaratan untuk sertifikasi dipenuhi, harus memberitahu pemohon / klien tentang aspek-aspek di mana pelamar / klien gagal memenuhi persyaratan
• Jika pemohon / klien dapat menunjukkan bahwa tindakan korektif telah diambil, dalam batas waktu yang ditentukan, untuk memenuhi semua persyaratan, PQAL harus mengatur untuk mengulang hanya bagian yang diperlukan dari audit yang tidak dapat diverifikasi dengan penyerahan bukti dokumenter.
• Jika pemohon / klien gagal mengambil tindakan korektif dalam batas waktu yang ditentukan, mungkin perlu bagi PQAL, dengan biaya tambahan kepada pemohon / klien, untuk mengulangi audit secara penuh.
• Identifikasi kesesuaian harus mengacu hanya pada situs atau situs yang diaudit dan harus diterapkan pada cakupan kata yang muncul pada sertifikat.
• Biaya harus dibayar dalam rentang waktu yang tertera pada proposal / kontrak. Sertifikat pendaftaran tidak akan diterbitkan, setelah audit awal dan audit ulang, sampai biaya telah dibayar penuh. Selain itu, pendaftaran dapat ditangguhkan atau ditarik jika biaya pengawasan tidak dibayar penuh.
• Bagi pemohon / klien untuk mendemonstrasikan tinjauan manajemen dan audit internal yang efektif, kegiatan ini harus dilakukan setidaknya sekali setahun oleh pemohon / klien.
• Kegagalan mengembalikan sertifikat pendaftaran asli, seperti yang dijelaskan dalam syarat dan ketentuan ini, dapat mengakibatkan tindakan hukum diambil terhadap klien bersertifikat.
• Klien bersertifikat harus mengizinkan PQAL untuk melakukan audit pengawasan yang sedang berjalan, sejalan dengan pengaturan yang direncanakan yang dinyatakan dalam proposal / kontrak.
• PQAL berhak untuk melakukan kunjungan mendadak sebagaimana diperlukan.
• Semua pelamar / klien yang disertifikasi oleh PQAL harus menyimpan daftar yang mencatat semua keluhan pelanggan, yang berkaitan dengan aktivitas yang tercakup dalam cakupan operasi tertulis pada sertifikat, dan membuatnya tersedia untuk PQAL atas permintaan.
• Pemohon / klien bersertifikat hanya boleh menggunakan tanda sertifikasi sesuai dengan dokumen panduan tanda pendaftaran PQAL.
• Pelamar / klien PQAL harus, atas permintaan badan akreditasi, menerima kehadiran badan akreditasi yang menghadiri audit yang dilakukan oleh PQAL. Ini hanya untuk memungkinkan badan akreditasi meninjau kegiatan dan perilaku tim audit PQAL. Kehadiran badan akreditasi sama sekali tidak mempengaruhi proses pengambilan keputusan sertifikasi PQAL.
• Pelamar / klien harus memberi tahu PQAL, tanpa penundaan, tentang terjadinya insiden serius atau pelanggaran peraturan yang memerlukan keterlibatan otoritas pengatur yang kompeten. Informasi tentang insiden seperti kecelakaan serius, atau pelanggaran serius terhadap regulasi yang memerlukan keterlibatan otoritas regulasi yang kompeten, yang disediakan oleh pemohon / klien atau dikumpulkan langsung oleh tim audit selama audit khusus, harus memberikan dasar bagi PQAL untuk memutuskan tindakan yang akan diambil; termasuk penangguhan atau pencabutan sertifikasi, jika dapat dibuktikan bahwa sistem benar-benar gagal memenuhi persyaratan sertifikasi.
• Setiap pemohon / klien yang gagal menunjukkan komitmen awal atau berkelanjutan mereka terhadap kepatuhan hukum, tidak boleh disertifikasi, atau terus disertifikasi, karena memenuhi persyaratan standar sistem manajemen.

Kantor terakreditasi PQAL bertanggung jawab atas, dan akan mempertahankan kewenangan untuk, setiap keputusan yang berkaitan dengan sertifikasi terakreditasi, termasuk pemberian, pemeliharaan, pembaruan, perpanjangan, pengurangan, penangguhan, dan penarikan sertifikasi.

 

6 Permohonan Sertifikasi

Setelah menerima formulir aplikasi yang telah diisi dari pemohon / klien, proposal / kontrak (menguraikan ruang lingkup audit dan rincian biaya yang terlibat) akan diserahkan ke pemohon / klien. Setelah proposal / kontrak yang disetujui, ditandatangani oleh perwakilan manajemen senior yang relevan dari pemohon / klien telah diterima oleh PQAL, proyek tersebut akan dialokasikan kepada anggota senior staf audit PQAL. Orang ini akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit dilakukan sesuai dengan prosedur PQAL.

 

7. Aplikasi Multisite untuk Sertifikasi

Untuk dipertimbangkan untuk sertifikasi multisite:

• Pemohon / klien harus memiliki satu sistem manajemen
• Pemohon / klien harus mengidentifikasi fungsi utamanya. Fungsi sentral adalah bagian dari pelamar / klien dan tidak boleh disubkontrakkan ke organisasi eksternal
• Fungsi sentralnya adalah di mana kendali operasional dan otoritas dari manajemen puncak pemohon / klien diterapkan di setiap situs. Tidak ada persyaratan agar fungsi pusat ditempatkan di dalam satu situs
• Fungsi utama pemohon / klien harus memiliki kewenangan organisasi untuk menetapkan, menetapkan, dan memelihara sistem manajemen tunggal
• Sistem manajemen tunggal pemohon / klien harus tunduk pada tinjauan manajemen terpusat
• Semua situs pelamar / klien harus tunduk pada program audit internal perusahaan
• Fungsi utama pemohon / klien harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data dikumpulkan dan dianalisis dari semua situs dan harus dapat menunjukkan otoritas dan kemampuannya untuk memulai perubahan organisasi sebagaimana diperlukan dalam hal, tetapi tidak terbatas, pada hal-hal berikut:
  • Dokumentasi sistem dan perubahan sistem
  • Ulasan Manajemen
  • Keluhan
  • Evaluasi tindakan korektif
  • Perencanaan audit internal dan evaluasi hasil
  • Persyaratan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan standar yang berlaku
     

8. Menolak Aplikasi

PQAL tidak akan menerima aplikasi untuk sertifikasi dari setiap organisasi yang melapor langsung kepada seseorang atau kelompok yang juga memiliki jenis tanggung jawab operasional untuk PQAL.

Sejalan dengan kebijakan etika PQAL; PQAL tidak akan pernah secara sengaja melakukan penugasan dengan organisasi yang mempraktikkan atau memaafkan penggunaan penyiksaan, atau bentuk lain dari perampasan hak asasi manusia dan penyalahgunaan; organisasi yang terlibat dalam segala bentuk eksperimen atau kekejaman terhadap hewan; organisasi yang dengan sengaja dan tanpa henti menyebabkan kerusakan lingkungan.

 

9. Audit Tahap 1 & Tahap 2

Semua audit didasarkan pada pengambilan sampel dalam sistem manajemen dan oleh karena itu bukan merupakan jaminan kesesuaian 100% dengan persyaratan standar.

Audit awal sistem manajemen pemohon / klien harus dilakukan dalam dua tahap:

• Tahap 1 (di tempat, jika berlaku) - ini adalah audit untuk menentukan status kesiapan sistem manajemen terdokumentasi pelamar / klien, terhadap kriteria standar yang dinominasikan, dan mencakup tinjauan sistem manajemen. Laporan harus dibuat, mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian sebelum audit kesesuaian. tahap 2
• Tahap 2 (di tempat) - ini adalah audit kesesuaian dari sistem manajemen pemohon / klien, untuk memastikan sistem praktis dalam operasi sesuai dengan sistem manajemen yang terdokumentasi dan dengan semua elemen dari standar yang dinominasikan. Laporan harus dibuat, mengidentifikasi area yang membutuhkan tindakan korektif sebelum dikeluarkannya sertifikat pendaftaran.

Semua rekaman yang dihasilkan untuk penerapan dan pengoperasian sistem manajemen yang sesuai harus tersedia untuk diperiksa oleh auditor.

 

10. Sertifikasi

Ketika pengambil keputusan sertifikat yang bertanggung jawab dari PQAL telah meninjau laporan audit dan yakin bahwa pemohon / klien memenuhi persyaratan dari persyaratan standar yang dicalonkan, pemohon / klien harus diberi tahu dan sertifikat pendaftaran (yang akan tetap menjadi milik PQAL) harus diberikan kepada pemohon / klien. Jangka waktu sertifikasi harus selama tiga tahun, kurang satu hari, sejak tanggal dimulainya audit tahap 2, atau tiga tahun sejak tanggal berakhirnya sertifikat sebelumnya, dalam hal sertifikasi ulang.

 

11. Audit Pengawasan

Audit pengawasan harus dilakukan setidaknya setiap tahun, dan tidak lebih dari 12 bulan setelah audit sebelumnya. Audit pengawasan harus mencakup aspek sistem manajemen klien, atas kebijaksanaan auditor yang ditunjuk. Laporan harus dibuat, mengidentifikasi setiap area yang membutuhkan tindakan korektif. Survei yang terlambat tiga bulan atau lebih dapat mengakibatkan pendaftaran klien ditangguhkan.

 

12. Pembaruan Pendaftaran

Klien terdaftar PQAL akan menjalani audit ulang pada akhir setiap siklus tiga tahun. Tiga bulan sebelum tanggal audit ulang, proposal / kontrak baru akan diajukan yang mencakup siklus tiga tahun yang baru.

Jika tanggal keputusan sertifikasi yang dibuat oleh kantor terakreditasi PQAL adalah setelah berakhirnya sertifikat yang ada maka masa berlakunya akan berlangsung selama tiga tahun yang sama dari masa berlaku sebelumnya. Audit ulang yang dilakukan lebih dari enam bulan sejak tanggal berakhirnya sertifikat sebelumnya akan membutuhkan proses audit tahap 1 dan tahap 2 untuk diterapkan.

Terlepas dari frekuensi rutinitas surveilans, siklus sertifikasi untuk periode tiga tahun dan audit ulang penuh akan diperlukan sebelum tanggal berakhirnya sertifikat pendaftaran, sesuai dengan persyaratan badan akreditasi. Kegagalan untuk mengajukan audit ulang sebelum tanggal kedaluwarsa akan mengakibatkan periode di mana pendaftaran klien akan dianggap telah kedaluwarsa. Sertifikat yang diterbitkan ulang harus menampilkan tanggal penerbitan sertifikat agar sesuai dengan tanggal keputusan sertifikat, dan masa berlaku akan berlangsung selama tiga tahun yang sama dari tanggal kedaluwarsa sebelumnya.

 

13. Perpanjangan / Pengurangan Cakupan Sertifikat

Jika klien memerlukan perluasan ke cakupan pendaftaran, untuk mencakup produk / proses / lokasi baru, klien diharuskan untuk melengkapi dan mengembalikan formulir aplikasi baru. Ini akan memungkinkan PQAL untuk menentukan apakah waktu audit tambahan diperlukan untuk menutupi perubahan. Prosedur aplikasi yang diuraikan dalam klausul enam syarat dan ketentuan ini akan diikuti dan audit akan dilakukan pada area yang sebelumnya tidak tercakup. Biaya untuk memperluas cakupan sertifikasi akan didasarkan pada sifat dan program audit yang diperlukan.

Jika klien memerlukan pengurangan ruang lingkup pendaftaran, PQAL wajib segera diberitahukan tentang perubahan pada organisasi atau produk. Seperti penutupan situs, atau penghapusan lini produk yang sebelumnya disediakan di bawah lingkup sertifikasi asli. Setelah meninjau dan menerima informasi, PQAL akan memberi tahu jika audit tambahan, dan perubahan cakupan kata, diperlukan. Biaya pengurangan ruang lingkup sertifikasi akan didasarkan pada sifat dan program audit, jika diperlukan, atau biaya administrasi untuk sertifikat baru.

Dalam kedua kasus tersebut, sertifikat yang diubah yang merinci aspek-aspek kegiatan organisasi yang dicakup oleh ekstensi, akan diterbitkan setelah audit yang berhasil (jika berlaku).

 

14. Modifikasi Sistem

Klien harus segera memberi tahu PQAL secara tertulis dan tanpa penundaan, tentang perubahan apa pun yang dimaksudkan terkait hal-hal berikut:

Status hukum, komersial, organisasi, atau kepemilikan

• Organisasi dan manajemen
• Alamat kontak dan situs
• Ruang lingkup operasi di bawah sistem manajemen bersertifikat
• Setiap perubahan besar pada sistem dan proses manajemen
• Terjadinya insiden serius atau pelanggaran regulasi yang membutuhkan keterlibatan otoritas regulasi yang berwenang

PQAL akan menentukan apakah perubahan / insiden yang diberitahukan memerlukan aktivitas audit tambahan. Kegagalan untuk memberi tahu PQAL dapat mengakibatkan penangguhan atau pencabutan sertifikasi

 

15. Publisitas oleh Pemegang Sertifikat

Pemegang sertifikat berhak mempublikasikan fakta bahwa sistem manajemen mereka telah disertifikasi dan dapat menerapkan merek yang relevan pada alat tulis dan materi promosi, terkait dengan ruang lingkup sertifikasi sebagaimana dirinci pada sertifikat mereka.

Peraturan yang tertera pada dokumen panduan tanda registrasi PQAL harus ditaati.

Tanda Pendaftaran PQAL dapat digunakan oleh organisasi mana pun yang Disertifikasi oleh PQAL.

Gabungan Tanda Pendaftaran PQAL & UKAS hanya dapat digunakan jika Sertifikat organisasi menunjukkan Tanda UKAS.

Organisasi tidak boleh menerapkan merek apa pun pada produk atau kemasan mereka.

Pemegang sertifikat harus memastikan bahwa tidak ada kebingungan yang timbul antara produk / proses bersertifikat dan non-sertifikasi dan aktivitas dalam publikasi dan iklannya.

Pemegang sertifikat tidak boleh membuat klaim yang dapat menyesatkan pembeli untuk percaya bahwa suatu produk / proses atau aktivitas dicakup oleh sertifikasi padahal sebenarnya tidak.

Pemegang sertifikat tidak boleh menyiratkan bahwa dewan pengurus atau menteri terkait dari negara akreditasi telah menyetujui produk, proses, atau layanan terkait.

Pemegang sertifikat harus memastikan bahwa ini tidak tersirat dalam iklan apapun.

Sertifikasi terakreditasi tidak menyiratkan bahwa pemegang sertifikat menyediakan produk unggulan, atau bahwa produk itu sendiri telah disertifikasi sebagai memenuhi persyaratan standar yang ditunjuk.

 

16. Penyalahgunaan Sertifikat

PQAL akan mengambil semua tindakan pencegahan yang wajar untuk mengontrol penggunaan sertifikat yang diterbitkan. Referensi yang salah tentang ruang lingkup sertifikat, atau penggunaan yang salah dari tanda sertifikat yang ditemukan dalam iklan, katalog dan situs web akan ditangani dengan tindakan yang sesuai, yang dapat mencakup penangguhan atau penarikan sertifikat, tindakan hukum dan / atau publikasi pelanggaran.

 

17. Penangguhan

Sertifikasi klien PQAL mungkin memerlukan penangguhan sementara dalam kasus di mana bukti dari satu atau lebih keadaan berikut telah terjadi:

• Kegagalan untuk secara efektif mengimplementasikan aktivitas utama dari sistem manajemen terdokumentasi mereka
• Kegagalan untuk mengizinkan audit ulang dilakukan sebelum berakhirnya sertifikat yang ada / habis masa berlakunya sertifikat setelah periode pendaftaran tiga tahun telah berlalu
• Kegagalan untuk mengizinkan kunjungan pengawasan pertama dilakukan dalam waktu 12 bulan sejak audit awal
• Pemalsuan dan / atau pembuatan catatan pelaksanaan
• Kegagalan untuk menanggapi ketidaksesuaian yang teridentifikasi
• Ketidakpatuhan yang disengaja atau konsisten
• Kegagalan untuk menunjukkan komitmen awal atau berkelanjutan terhadap kepatuhan hukum
• Kegagalan untuk membayar biaya sertifikasi yang terhutang kepada PQAL
• Kegagalan menangani keluhan dengan cara yang tepat
• Permintaan dari klien untuk penangguhan sertifikasi secara sukarela
• Pelanggaran lain apa pun dari syarat dan ketentuan PQAL

Setelah penangguhan resmi, PQAL akan memberi tahu klien secara tertulis, menjelaskan alasan penangguhan, durasi penangguhan, dan ketentuan untuk mencabut penangguhan. Setelah menerima pemberitahuan penangguhan, klien harus segera berhenti mengiklankan sertifikasi yang relevan.

Pada akhir jangka waktu penangguhan, penyelidikan harus dilakukan untuk menentukan apakah persyaratan yang diperlukan untuk melepas penangguhan telah dipenuhi. Jika kondisi tersebut dianggap telah terpenuhi, maka penangguhan akan dicabut, dan sertifikat akan diaktifkan kembali. Jika syarat-syarat yang dirasa belum terpenuhi, maka sertifikat dicabut.

Klien akan ditagih untuk setiap biaya yang dikeluarkan oleh PQAL selama proses penangguhan dan pemulihan sertifikat.

 

18. Penarikan

Keputusan untuk menarik sertifikasi klien hanya akan dibuat jika ada kegagalan untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mengakibatkan penangguhan, dalam masa penangguhan yang disepakati, dan hanya jika tidak mungkin menyelesaikan masalah dengan mengurangi ruang lingkup sertifikasi klien.

Setelah penarikan resmi, PQAL akan memberi tahu klien secara tertulis, menjelaskan alasan penarikan.

Klien memang memiliki hak untuk mengajukan banding atas keputusan penarikan sertifikasi, dalam waktu 7 hari sejak diterimanya pemberitahuan penarikan.

Di bawah persyaratan penarikan, sertifikasi klien tidak lagi valid.

Penarikan sertifikat mengharuskan semua materi promosi yang didukung dengan logo sertifikasi PQAL harus segera ditarik dari penggunaan dan setiap penggunaan tanda akreditasi pada publisitas organisasi dan materi stasioner akan menjadi kesalahan dan bertentangan dengan hak kekayaan intelektual pemilik tanda.

Dalam kasus penarikan, PQAL tidak akan bertanggung jawab atas penggantian biaya audit yang telah dibayarkan dan PQAL akan menerbitkan pemberitahuan penarikan sertifikat.

Pengembalian sertifikat yang ditarik, dalam banyak kasus, memerlukan audit ulang penuh untuk dilakukan.

 

19. Pembatalan

Sertifikat hanya akan dibatalkan jika:

• Klien memberi tahu PQAL secara tertulis bahwa mereka tidak ingin memperbarui sertifikat
• Klien memberi tahu PQAL secara tertulis bahwa mereka tidak lagi menawarkan produk, proses, atau layanan yang telah mereka sertifikasi
• Klien keluar dari bisnis

Di bawah persyaratan pembatalan, sertifikasi klien tidak lagi valid.

Pembatalan sertifikat mengharuskan semua materi promosi yang didukung dengan logo sertifikasi PQAL harus segera ditarik dari penggunaan dan setiap penggunaan tanda akreditasi pada publisitas organisasi dan materi stasioner akan menjadi kesalahan dan bertentangan dengan hak kekayaan intelektual pemilik tanda.

Dalam kasus pembatalan, PQAL tidak akan bertanggung jawab atas penggantian biaya audit yang dibayarkan dan PQAL akan menerbitkan pemberitahuan pembatalan sertifikat.

Pengembalian sertifikat yang dibatalkan memerlukan Audit Awal penuh untuk dilakukan.

 

20. Biaya

Biaya akan dirinci dalam proposal / kontrak yang diajukan ke pemohon / klien. Semua biaya didasarkan pada tarif biaya yang berlaku pada saat masalah proposal / kontrak. PQAL berhak untuk menaikkan biaya ini selama masa sertifikasi. Kenaikan tersebut akan diberitahukan kepada pemohon / klien secara tertulis.

Setelah menerima kontrak yang ditandatangani, pelamar / klien bertanggung jawab atas biaya tahun pertama, terlepas dari apakah pemohon / klien melanjutkan ke pendaftaran, karena biaya telah dikeluarkan.

Untuk siklus pendaftaran tiga tahun berikutnya, tiga bulan sebelum tanggal audit ulang, proposal / kontrak baru akan diajukan yang mencakup siklus tiga tahun baru. Setelah proposal / kontrak diterbitkan, klien kemudian berkomitmen untuk membayar biaya tahun pertama dari siklus tiga tahun berikutnya.

Biaya tambahan akan dikenakan untuk setiap pekerjaan yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proposal / kontrak asli dan untuk audit pengawasan tambahan yang tidak terjadwal yang diperlukan karena ketidaksesuaian yang diidentifikasi dalam kecukupan berkelanjutan dan / atau penerapan sistem manajemen yang relevan.

Semua biaya yang dikutip tidak termasuk biaya perjalanan dan akomodasi yang terkait dengan kegiatan audit (kecuali ditentukan lain dalam proposal / kontrak) dan ini akan dikenakan biaya tambahan, sesuai biaya.

Semua biaya akan dikenakan pajak lokal di negara yang bersangkutan dengan tarif yang sesuai.

Jika janji temu dibatalkan atau dijadwalkan ulang karena alasan apapun (termasuk non-pembayaran faktur), biaya pembatalan akan dikenakan sebagai berikut:

• 15 hari kerja atau lebih = 10% dari biaya audit terjadwal
• 11 - 14 hari kerja = 30% dari biaya audit yang dijadwalkan
• 6 - 10 hari kerja = 50% dari biaya audit yang dijadwalkan
• 3 - 5 hari kerja = 70% dari biaya audit yang dijadwalkan
• 2 hari kerja atau kurang = 100% dari biaya audit terjadwal
   

21. Banding dan Sengketa

Pemohon / klien memiliki hak untuk mengajukan banding atas keputusan sertifikat yang dibuat oleh PQAL, misalnya keputusan untuk menarik sertifikasi atau kegagalan untuk memberikan sertifikasi awal atau sertifikasi ulang. Pemohon / klien juga memiliki hak untuk mengajukan banding atas ketidaksesuaian yang diajukan oleh tim audit selama audit.

Dalam hal pemohon / klien menunjukkan keinginan mereka untuk mengajukan banding, mereka harus meminta salinan proses banding dan keluhan PQAL (juga ditemukan di akhir laporan audit).

PQAL harus menerima pemberitahuan tentang maksud untuk mengajukan banding dalam waktu tujuh hari setelah pemohon / klien menerima keputusan sertifikat, atau dalam waktu tujuh hari setelah ketidaksesuaian diajukan oleh tim audit selama audit.

Pemohon / klien harus menyerahkan pembuktian resmi yang didokumentasikan untuk pengajuan banding, bersama dengan dokumentasi / informasi pendukung, kepada PQAL dalam waktu empat belas hari sejak diterimanya keputusan sertifikat, atau dalam waktu empat belas hari sejak ketidaksesuaian yang diajukan oleh tim audit selama audit.

Semua banding pemohon / klien pada awalnya akan diselidiki oleh kantor terakreditasi PQAL, yang akan meninjau dokumentasi / informasi dan penyebab banding secara tepat waktu.

Jika kantor terakreditasi PQAL mendukung banding, maka keputusan sertifikat atau ketidaksesuaian yang diajukan oleh tim audit selama audit harus dibatalkan. Untuk semua banding yang ditegakkan, investigasi harus dilakukan untuk mengembangkan tindakan korektif dan preventif yang diperlukan dan untuk menilai efektivitas tindakan korektif dan pencegahan.

Jika kantor terakreditasi PQAL menolak banding, maka banding tersebut akan diteruskan ke komite banding PQAL, yang diambil dari anggota independen komite imparsialitas, yang akan meninjau dokumentasi / informasi dan mempertimbangkan banding tersebut. Pemohon / klien harus diberi tahu tentang nama-nama komite banding komite ketidakberpihakan yang akan meninjau banding, dan pemohon / klien memiliki hak untuk menyengketakan anggota komite banding, dengan pemberitahuan resmi, tentang perselisihan mereka. Sengketa ini harus ditinjau oleh ketua komite ketidakberpihakan, atau oleh wakil ketua jika ketua adalah anggota komite banding. Hasil tinjauan komite banding harus diberitahukan kepada pemohon / klien.

Keputusan dari komite banding komite imparsialitas bersifat final dan mengikat baik pemohon / klien dan PQAL. Dengan demikian, setelah keputusan tentang banding dibuat, tidak ada klaim balasan oleh salah satu pihak yang bersengketa yang dapat dibuat untuk mengubah atau mengubah keputusan ini.

Dalam kasus di mana banding pemohon / klien telah berhasil, tidak ada klaim yang dapat diajukan terhadap PQAL untuk penggantian biaya, atau kerugian lain yang timbul sebagai akibat dari keputusan awal.

Pengajuan, investigasi dan keputusan banding tidak akan menghasilkan tindakan diskriminatif terhadap pemohon / klien.

 

22. Keluhan

Semua pelamar / klien diharuskan menyimpan catatan pengaduan dari organisasi, pengguna produk mereka atau publik, termasuk tindakan perbaikan selanjutnya ke sistem manajemen mereka. PQAL akan meninjau catatan ini selama kunjungan pengawasan.

Jika pelamar / klien menunjukkan keinginan mereka untuk menyampaikan keluhan terkait perilaku karyawan PQAL, mereka harus meminta salinan proses banding dan keluhan PQAL (juga dapat ditemukan di akhir laporan audit).

Pemohon / klien harus menyerahkan pembuktian resmi yang didokumentasikan untuk pengaduan, bersama dengan dokumentasi / informasi pendukung, ke PQAL. Jika pelamar / klien tidak mendokumentasikan keluhan mereka, maka masalah tersebut tidak dapat dilanjutkan.

Semua pengaduan pemohon / klien akan diselidiki pada awalnya oleh kantor terakreditasi PQAL, yang akan meninjau dokumentasi / informasi dan penyebab pengaduan secara tepat waktu.

Untuk semua keluhan yang ditegakkan, investigasi harus dilakukan untuk mengembangkan tindakan korektif dan preventif yang diperlukan dan untuk menilai efektivitas tindakan korektif dan pencegahan.

 

23. Direktori Perusahaan Bersertifikat

Direktori semua perusahaan yang disertifikasi oleh PQAL disimpan di dalam kantor terakreditasi.

Direktori ini dapat tersedia, atas permintaan, atas kebijakan direktur PQAL.

 

24. Kunjungan Badan Akreditasi

PQAL harus, jika badan akreditasi mengajukan kebutuhan untuk, menerima kehadiran petugas badan akreditasi yang menghadiri audit pemohon / klien, yang akan dilakukan oleh PQAL. Ini harus memungkinkan petugas badan akreditasi, kemampuan untuk meninjau kegiatan dan perilaku personel PQAL. Kehadiran petugas badan akreditasi sama sekali tidak mempengaruhi proses pengambilan keputusan rekomendasi auditor PQAL.

 

25. Kewajiban, Tingkat Kewajiban dan Ganti Rugi

Audit PQAL dilakukan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar, yang dikonfirmasi dari sampel bukti obyektif yang disajikan oleh pemohon / klien, selama atau sebelum audit. Dengan demikian, validitas bukti ini hanya berlaku selama proses audit. PQAL bukan otoritas regulasi dan laporan audit tidak berisi pernyataan kepatuhan hukum atau regulasi yang dibuat oleh PQAL. Identifikasi pengamatan / peluang perbaikan selama audit bukan merupakan konsultasi dan PQAL tidak mengharuskan pemohon / klien untuk menangani hal ini secara wajib.

Pemohon / klien tidak boleh melibatkan PQAL, atau perusahaan terkait dalam proses pengadilan apa pun yang timbul dari aktivitas pelamar / klien, termasuk produk yang diproduksi atau dijual, atau layanan apa pun yang disediakan. PQAL dihapus dari tanggung jawab atau kewajiban apa pun kepada pemohon / klien atas implikasi atau tindakan apa pun yang dihasilkan dari ketidakpatuhan legislatif / peraturan atas nama pemohon / klien, termasuk tindakan apa pun yang diambil setelah audit yang mengakibatkan kegagalan hukum atau keuangan dari pelamar / klien.

Tidak ada dalam Perjanjian ini yang dapat ditafsirkan sebagai membatasi atau mengecualikan tanggung jawab salah satu pihak atas kematian atau cedera pribadi akibat kelalaiannya atau karena penipuan atau kesalahan penafsiran yang menipu. Kecuali untuk pertanggungjawaban atas kematian atau cedera pribadi, yang secara langsung diakibatkan oleh tindakan atau kelalaian PQAL, dalam hal terjadi klaim, kewajiban PQAL kepada pemohon / klien tidak boleh melebihi jumlah yang dibayarkan oleh pemohon / klien kepada PQAL.

PQAL tidak bertanggung jawab atas kerugian, kerugian konsekuensial, atau kerusakan yang ditimbulkan oleh pemohon / klien.

Tanggung jawab PQAL tidak mencakup organisasi, atau individu di dalamnya, yang diwakili dalam komite ketidakberpihakan PQAL

Pemohon / klien harus mengganti kerugian PQAL terhadap kerugian atau kerusakan yang diderita oleh PQAL yang timbul dari kelalaian pemohon / klien terhadap staf dan auditor subkontrak PQAL, saat berada di lokasi Perusahaan, atau jika pemohon / klien menyalahgunakan sertifikat tersebut. dan tanda sertifikasi.

 

26. Wewenang Setiap Pihak

Tidak ada pihak yang memiliki kewenangan untuk membuat perjanjian dengan, atau komitmen kepada, pihak lain atas nama pihak lain atau atas namanya.

 

27. Penghentian

Salah satu pihak berhak untuk segera menghentikan proposal / perjanjian kontrak dengan pemberitahuan tertulis kepada pihak lainnya, jika pihak lain melakukan pelanggaran material atas proposal / perjanjian kontrak dan, dalam kasus pelanggaran yang dapat diperbaiki, gagal untuk memperbaikinya dalam 21 hari setelah menerima pemberitahuan tertulis, memberikan perincian lengkap tentang pelanggaran dan meminta perbaikan.

Salah satu pihak juga dapat menghentikan proposal / perjanjian kontrak jika pihak lainnya tunduk pada perintah pailit (atau yang setara di yurisdiksi lain) atau pihak lain menjadi pailit atau membuat pengaturan atau komposisi apa pun dengan, atau penugasan untuk kepentingan, kreditornya atau jika ada asetnya yang disita dalam bentuk apa pun. Jika salah satu pihak adalah perusahaan, pihak lain dapat segera menghentikan proposal / perjanjian kontrak jika pihak pertama melakukan likuidasi, baik sukarela atau wajib, atau jika penerima atau penerima administratif atau administrator ditunjuk.

 

28. Hukum yang Berlaku

Disepakati bahwa Syarat dan Ketentuan ini akan ditafsirkan sesuai dengan hukum Inggris & Wales dan pelaksanaannya akan dianggap telah terjadi di Inggris & Wales. Masing-masing pihak dengan ini setuju bahwa yurisdiksi untuk penyelesaian setiap perselisihan berada di dalam pengadilan Inggris Raya.

Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas pelanggaran syarat dan ketentuan ini yang disebabkan oleh hal-hal di luar kendali yang wajar; termasuk, namun tidak terbatas pada, tindakan dewa, api, petir, ledakan, perang, kekacauan, banjir, perselisihan industri (apakah melibatkan karyawan suatu pihak atau tidak), kegagalan atau gangguan pasokan listrik, cuaca yang sangat parah, atau tindakan pemerintah daerah atau pusat / otoritas lain.

Tidak ada pengesampingan atau amandemen syarat dan ketentuan ini yang berlaku kecuali secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Seseorang yang bukan merupakan pihak dalam syarat dan ketentuan ini tidak boleh menerapkan salah satu dari mereka di bawah perjanjian (hak pihak ketiga) undang-undang 1999.

Jika ada perselisihan yang muncul dari syarat dan ketentuan ini, masing-masing pihak akan berusaha menyelesaikannya melalui mediasi, sesuai dengan prosedur mediasi model Center for Dispute Resolution (CEDR). Jika masalah tidak diselesaikan melalui negosiasi, para pihak akan merujuknya ke mediasi sesuai dengan prosedur mediasi model Center for Effective Dispute Resolution (CEDR) (lihat www.cedr.co.uk). Kecuali jika disetujui sebaliknya, mediator akan ditunjuk oleh CEDR. Jika para pihak gagal untuk menyetujui persyaratan penyelesaian dalam waktu 42 hari sejak dimulainya pertemuan pertama, yang diadakan berdasarkan prosedur tersebut, perselisihan dapat dirujuk ke litigasi oleh salah satu pihak.

Di atas dan di atas rincian di sini, semua perusahaan di AS setuju dengan ketentuan perjanjian holding yang tidak berbahaya, antara mereka dan PQAL.

Setiap pelanggaran di masa lalu atau masa depan terhadap hukum, atau peraturan terkait lingkungan dan / atau kesehatan dan keselamatan, atau kemungkinan tuduhan yang dapat mengarah pada penuntutan atau tindakan hukum, harus segera diberitahukan kepada PQAL secara tertulis.

Harap dicatat bahwa dalam proposal / perjanjian kontrak, pelamar / klien memiliki kewajiban untuk memberi tahu PQAL tentang pelanggaran persyaratan hukum atau peraturan dan penuntutan yang tertunda dalam bentuk apa pun.

Meskipun proporsionalitas dan skala situasi harus dipertimbangkan, pemohon / klien diwajibkan untuk memberi tahu PQAL tentang potensi risiko sertifikasi tetapi tidak, misalnya, kasus-kasus terisolasi yang bersifat minor.

Pemohon / klien diharuskan untuk memberi tahu PQAL segera setelah mengetahui adanya pelanggaran atau penuntutan yang menunggu keputusan untuk pelanggaran persyaratan peraturan yang relevan dengan sistem manajemen bersertifikat mereka. PQAL harus meninjau detail dari setiap pelanggaran yang diperhatikan, dan dapat memilih untuk melakukan aktivitas verifikasi tambahan, yang dikenakan biaya kepada pemohon / klien, untuk memastikan kepatuhan dengan persyaratan yang ditentukan. PQAL berhak untuk menangguhkan atau mencabut sertifikasi jika gagal menginformasikan PQAL dan regulator yang sesuai tentang pelanggaran tersebut

 

29. Privasi

Proses sertifikasi, dari aplikasi hingga pendaftaran dan kegiatan pengawasan yang sedang berlangsung, mengharuskan PQAL untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan akreditasi internasional. Silakan merujuk ke pemberitahuan privasi PQAL yang diposting di situs PQAL (www.pqal.co.uk) untuk perincian jenis informasi yang diperlukan, bagaimana ini digunakan dan bagaimana Anda dapat mengaksesnya.

 

30. Amandemen

PQAL berhak untuk mengubah syarat dan ketentuan ini setiap saat.

Situs web PQAL akan selalu menampilkan versi terbaru dari syarat dan ketentuan.

 

Terms and Conditions

Version 1.2

09 September 2020